Auftragsverarbeitungsvertrag

1. Allgemeines

(1) Auftragnehmer ist die nexnet GmbH (Schöneberger Str. 21 A, Berlin, Deutschland) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Auftraggeber sind Sie als Kunde der nexnet Subscription Billing Cloud.

(2) Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.

2. Gegenstand des Auftrags

Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 3 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.

(2) Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.

(3) Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.

(4) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

(5) Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.

(6) Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.

(7) Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.

4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.

(2) Der Auftragnehmer wird die Datenverarbeitung im Auftrag grundsätzlich in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchführen. Dem Auftragnehmer ist eine Datenverarbeitung auch außerhalb von EU oder EWR erlaubt, wenn entsprechende Unterauftragnehmer im Drittland unter Einhaltung der Voraussetzungen von Ziff. 9 eingesetzt werden und die Voraussetzungen der Art. 44-48 DSGVO erfüllt sind bzw. eine Ausnahme i.S.d. Art. 49 DSGVO vorliegt.

(3) Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

(4) Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen.

5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer bestätigt, dass er einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO benannt hat. Der Auftragnehmer trägt Sorge dafür, dass der Datenschutzbeauftragte über die erforderliche Qualifikation und das erforderliche Fachwissen verfügt. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@nexnet.cloud.

6. Meldepflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.

(2) Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.

(3) Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:

  • eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;
  • eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 12 dieses Vertrages.

(2) Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben in geeigneter Weise mitzuteilen.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.

8. „Home-Office“-Regelung

(1) Der Auftragnehmer darf seinen Beschäftigten, die mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten für den Auftraggeber beauftragt sind, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Privatwohnungen oder einem mobilen Arbeitsplatz („Home-Office“ / „Remote Work“) erlauben.

(2)  Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die Einhaltung der vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen auch im „Home-Office“ bzw. bei „Remote Work“ der Beschäftigten des Auftragnehmers gewährleistet ist. Abweichungen von einzelnen vertraglich vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen sind vorab mit dem Auftraggeber abzustimmen und von diesem in Textform zu genehmigen.

(3) Der Auftragnehmer trägt insbesondere Sorge dafür, dass bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im „Home-Office“ bzw. bei „Remote Work“ die Speicherorte so konfiguriert werden, dass eine lokale Speicherung von Daten auf IT-Systemen, die im „Home-Office“ verwendet werden, ausgeschlossen ist. Sollte dies nicht möglich sein, hat der Auftragnehmer Sorge dafür zu tragen, dass die lokale Speicherung ausschließlich verschlüsselt erfolgt und andere im Haushalt befindliche Personen keinen Zugriff auf diese Daten erhalten.

(4) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Sorge dafür zu tragen, dass eine wirksame Kontrolle der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag im „Home-Office“ bzw. bei „Remote Work“ durch den Auftraggeber möglich ist. Dabei sind die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten sowie der weiteren im jeweiligen Haushalt lebenden Personen sowie ggf. weiterer betroffenen Personen angemessen zu berücksichtigen.

(5) Sofern auch bei Unterauftragnehmern Beschäftigte im „Home-Office“ bzw. per „Remote Work“ eingesetzt werden sollen, gelten die Regelungen der Absätze 1 bis 4 entsprechend.

9. Kontrollbefugnisse

(1) Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.

(2) Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist.

(3) Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören. Die Parteien gehen davon aus, dass eine Kontrolle höchstens einmal jährlich erforderlich ist. Weitere Prüfungen sind vom Auftraggeber unter Angabe des Anlasses zu begründen. Im Falle von Vor-Ort-Kontrollen wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer die entstehenden Aufwände inkl. der Personalkosten für die Betreuung und Begleitung der Kontrollpersonen vor Ort in angemessenen Umfang ersetzen. Die Grundlagen der Kostenberechnung werden dem Auftraggeber vom Auftragnehmer vor Durchführung der Kontrolle mitgeteilt.

(4) Nach Wahl des Auftragnehmers kann der Nachweis der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen anstatt einer Vor-Ort-Kontrolle auch durch die Vorlage eines geeigneten, aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren oder Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung erbracht werden, wenn der Prüfungsbericht es dem Auftraggeber in angemessener Weise ermöglicht, sich von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Anlage 3 zu diesem Vertrag zu überzeugen. Sollte der Auftraggeber begründete Zweifel an der Eignung des Prüfdokuments i.S.d. Satzes 1 haben, kann eine Vor-Ort-Kontrolle durch den Auftraggeber erfolgen. Dem Auftraggeber ist bekannt, dass eine Vor-Ort-Kontrolle in Rechenzentren nicht oder nur in begründeten Ausnahmefällen möglich ist.

(5) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.

(6) Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Kontrollmaßnahmen bei einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten im „Home-Office“ bzw. bei „Remote Work“ zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte von Beschäftigten des Auftragnehmers und etwaiger weiterer Personen im jeweiligen Haushalt primär durch eine Kontrolle der Sicherstellung der vom Auftragnehmer nach Ziff. 8 Abs. 2 und 3 zu treffenden Maßnahmen erfolgt. Anlassbezogen ist dem Auftraggeber auch eine Kontrolle im „Home-Office“ bzw. am „Remote“-Arbeitsplatz von Beschäftigten durch den Auftragnehmer zu ermöglichen.

10. Unterauftragsverhältnisse

(1) Der Auftragnehmer ist berechtigt, die in der Anlage 2 zu diesem Vertrag angegebenen Unterauftragnehmer für die Verarbeitung von Daten im Auftrag einzusetzen. Der Wechsel von Unterauftragnehmern oder die Beauftragung weiterer Unterauftragnehmer ist unter den in Absatz 2 genannten Voraussetzungen zulässig.

(2) Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber im Falle eines geplanten Wechsels eines Unterauftragnehmers oder bei geplanter Beauftragung eines neuen Unterauftragnehmers rechtzeitig, spätestens aber 4 Wochen vor dem Wechsel bzw. der Neubeauftragung in Textform informieren („Information“). Der Auftraggeber hat das Recht, dem Wechsel oder der Neubeauftragung des Unterauftragnehmers unter Angabe einer Begründung in Textform binnen drei Wochen nach Zugang der „Information“ zu widersprechen. Der Widerspruch kann vom Auftraggeber jederzeit in Textform zurückgenommen werden. Im Falle eines Widerspruchs kann der Auftragnehmer das Vertragsverhältnis mit dem Auftraggeber mit einer Frist von mindestens 14 Tagen zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Der Auftragnehmer wird bei der Kündigungsfrist die Interessen des Auftraggebers angemessen berücksichtigen. Wenn kein Widerspruch des Auftraggebers binnen drei Wochen nach Zugang der „Information“ erfolgt gilt dies als Zustimmung des Auftraggebers zum Wechsel bzw. zur Neubeauftragung des betreffenden Unterauftragnehmers.

(3) Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt hat, sofern der Unterauftragnehmer zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten gesetzlich verpflichtet ist.

(4) Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.

(5) Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.

(6) Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 9 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.

(7) Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.

11. Vertraulichkeitsverpflichtung

(1) Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet.

(2) Der Auftragnehmer hat seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut gemacht und zur Vertraulichkeit verpflichtet.

(3) Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.

(4) Im Falle einer Insolvenz werden die personenbezogenen Daten des Auftraggebers, die durch diese Vereinbarung geregelt werden, nicht an den Insolvenzverwalter herausgegeben.

12. Wahrung von Betroffenenrechten

(1) Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12-23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützten. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.

(2) Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten – insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung – durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.

(3) Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

13. Geheimhaltungspflichten

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.

(2) Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.

14. Vergütung

Die Vergütung ist Gegenstand des zwischen den Parteien geschlossenen Hauptvertrag.

15. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

(1) Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.

(2) Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann einmal jährlich oder bei begründeten Anlässen eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.

16. Dauer des Auftrags

(1) Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und läuft für die Dauer des zwischen den Parteien bestehenden Hauptvertrages über die Nutzung der Dienstleistungen des Auftragnehmers durch den Auftraggeber.

(2) Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.

17. Beendigung

(1) Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren.

(2) Der Auftragnehmer darf personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit dem Auftrag verarbeitet worden sind, über die Beendigung des Vertrages hinaus speichern, wenn und soweit den Auftragnehmer eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung trifft. In diesen Fällen dürfen die Daten nur für Zwecke der Umsetzung der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verarbeitet werden. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind die Daten unverzüglich zu löschen.

18. Zurückbehaltungsrecht

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i.S.d. § 273 BGB hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen wird.

19. Schlussbestimmungen

(1) Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

(2) Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.

(3) Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.

 

Anlage 1 – Gegenstand des Auftrags

1. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung

Der Auftrag des Auftraggebers an den Auftragnehmer umfasst folgende Arbeiten und/oder Leistungen:

Es handelt sich bei der nexnet.cloud um einen Software-as-a-Service Dienst, mit dem selbstverantwortlich insbesondere Rechnungen und Buchungsdokumente erstellt werden können.

2. Art(en) der personenbezogenen Daten

Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

  • Bestandsdaten (Bspw. Personen-Stammdaten, Namen oder Adressen).
  • Kontaktdaten (Bspw. E-Mail, Telefonnummern).
  • Daten des bestellten Produkts und/oder Services.

3. Kategorien betroffener Person

Kreis der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen:

  • Auftraggeber
  • Mitarbeitende des Auftraggebers
  • Endkunden des Auftraggebers

4. Weisungsberechtigte Personen des Auftraggebers

Zeichnungsberechtigte Personen des Auftraggebers.

5.  Weisungsempfangsberechtigte Personen des Auftragnehmers

Mario Kaiser, datenschutz@nexnet.cloud

 

Anlage 2 – Unterauftragnehmer

Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“).

Dabei handelt es sich um nachfolgende(s) Unternehmen:

Derzeit hat sind für die nexnet.cloud keine Unterauftragnehmer beschäftigt.

 

Anlage 3 – Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer trifft technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO. Die nachfolgenden Regelungen gelten, soweit anwendbar, unabhängig vom Arbeitsort.

  1. Vertraulichkeit

Zum Schutz der Vertraulichkeit werden technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die dazu geeignet sind, die Vertraulichkeit zu schützen. Folgende Maßnahmen schützen die Vertraulichkeit personenbezogener Daten:

1.1 Zutrittsschutz  

Es existieren Maßnahmen, die Unbefugten den Zugang zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, verwehrt werden. Dies erfolgt durch:

  • alle möglichen Zutritte sind gegen unbefugten Zutritt gesichert
  • der Zutritt zu allen Räumlichkeiten ist mit einer Schließanlage und einer Einbruchsmeldeanlage gesichert
  • Bereiche mit einem besonders hohen Schutzbedarf sind identifiziert
  • der Zutritt zu sicherheitsrelevanten Bereichen (z.B RZ) besteht nur für wenige Mitarbeiter
  • alle Personen haben eine individuelle Zutrittsauthentisierung
  • es existieren organisatorische Regelungen über Zutrittsberechtigungen zum Unternehmensbereich
  • definierte Vorgehensweise bei Verlust von Zutrittsmitteln
  • Besucher dürfen sich nicht ohne Begleitung in den Räumlichkeiten aufhalten
  • ein Wachschutz überwacht das Gelände außerhalb der Betriebszeiten

1.2 Zugangsschutz 

Es wird verhindert, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können. Dies erfolgt durch:

  • Kennwortkonventionen, die sich an den aktuellen Stand des BSI richten.
  • Berechtigungen werden auf das notwendige Minimum beschränkt
  • Benutzerkonten werden nur für Personen eingerichtet, welche Zugang zu den Datenverarbeitungsanlagen benötigen
  • automatische Bildschirmsperre
  • Abschaltung/Sperrung nicht benötigter Dienste und
  • Zugangsdaten werden verschlüsselt übers Netzwerk übertragen

1.3 Zugriffsschutz und Berechtigungskonzept

Maßnahmen die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können und das personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach Speicherung nicht unbefugt mitgelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden. Dies erfolgt durch:

  • Aufgaben- und Rollenbasiertes Berechtigungskonzept
  • Berechtigungen werden auf ein notwendiges Minimum beschränkt
  • Berechtigungen können auf einzelne Datenbestände eingeschränkt werden (Need-to-know-Prinzip)
  • der Freigabe- und Vergabeprozess erfolgt dokumentiert
  • Einsatz von Standard-Technologien zur Verschlüsselung der Übertragungsstrecke
  • Smartphones für die dienstliche Nutzung verfügen über einen verschlüsselten „Personal Information Manager“ mit ausschließlich betrieblichen Informationen

1.4 Trennungskontrolle 

Es ist zu gewährleisten, dass Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden, getrennt verarbeitet werden können.

  • es existiert eine getrennte Infrastruktur für Entwicklung, Test und Produktion
  • es existieren separate Datenbereiche mit Zugriffsrechten für autorisiertes Personal
  • Zu unterschiedlichen Zwecken erhobene personenbezogene Daten werden voneinander getrennt verarbeitet
  1. Integrität

Die sachliche und die fachliche Korrektheit und die Vollständigkeit aller Informationen und Daten während der Verarbeitung von personenbezogenen Daten wird gewährleistet. Folgende Kontrollen stellen die Integrität der personenbezogenen Daten sicher:

2.1 Weitergabekontrolle und Eingabekontrolle 

Es ist zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind. Dies erfolgt durch folgende Maßnahmen:

  • ein kryptografisches Konzept für die verschlüsselte Datenübertragung ist etabliert
  • Protokollierung zur nachträglichen Überprüfung der Datenverarbeitungsysteme von:
  • Systemanmeldungen von Benutzern für einen Zeitraum von min. 12 Monaten
  • Firewall-Protokollierung (TCP/IP)
  • administrative Tätigkeiten

2.2 Datenträgerkontrolle, sichere Löschung, Entsorgung und Vernichtung 

Es ist sicherzustellen, dass bei der Entsorgung von Informationsträgern ein angemessener Schutz gewährleistet wird. Um unberechtigten Personen den Zugriff auf sensible Daten zu verweigern, werden folgende Maßnahmen angewendet.

  • es gibt Regelungen zur datenschutzkonformen Vernichtung von Datenträgern und Dokumenten
  • die physikalische Vernichtung von Datenträgern wird protokolliert

2.3 Organisationskontrolle

Die innerbetriebliche Organisation ist so zu gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird.

  • für die Verarbeitung von Daten im Unternehmen sind Prozesse und Arbeitsabläufe definiert
  • die Umsetzung und Einhaltung der Prozesse wird kontrolliert
  • es existiert eine Trennung zwischen operativen und administrativen Funktionen

 

  1. Verfügbarkeit / Verfügbarkeitskontrolle

Es ist zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten vor der Gefahr einer zufälligen Zerstörung oder einem Verlust abgesichert sind. Hierfür sind folgende Maßnahmen getroffen worden:

  • regelmäßige Überprüfung der Notfalleinrichtung und Rechenzentren
  • es wird redundante Hardware eingesetzt
  • es existiert ein IT-Bereitschaftsdienst
  • tägliches vollständiges Backup aller Systeme
  • Datensicherungen werden in getrennten Brandabschnitten und getrennten Rechenzentren aufbewahrt
  • die Serverräume sind:
  • ausreichend klimatisiert
  • gegen Einbruch geschützt
  • verfügen über eine Agron-Gas Löschanlage
  • verfügen über Brandmelder, Rauchansaugsysteme, Feuchtigkeitssensoren, Wärmesensoren
  • verfügen über eine USV und NEA
  1. Belastbarkeit der Systeme / Schutz vor Überlastung

Der laufende Betrieb ist durch folgende technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt:

  • Netze sind durch Firewall und Router separiert (Intranet, DMZ, Internet)
  • End-Point-Secruity sind ständig aktiviert und durch den Nutzer nicht deaktivierbar
  • die Backendsysteme sind ausreichend gehärtet
  1. Wiederherstellung der Verfügbarkeit / Wiederherstellungsmechanismen

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.

  • die Wiederherstellung von virtuellen Servern kann hardwareunabhängig erfolgen
  • bei technischem Zwischenfall wird der virtuelle Server vollständig aus dem Backup wiederhergestellt
  • es werden stichprobenartig regelmäßige Wiederherstellungstests durchgeführt
  • es existiert ein Notfallplan, in dem entsprechende Regelungen zur Wiederherstellung vorhanden sind
  1. Verfahren zur Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der TOMs

Nachstehende Punkte stellen die Einhaltung und Umsetzung der Maßnahmen, aus diesem Dokument, sicher:

6.1 Sensibilisierung 

  • die Mitarbeiter werden auf Grundsätze des Datenschutzes und Informationssicherheit, einschließlich der TOMs geschult
  • Pflicht zur Verschwiegenheit über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, einschließlich den Vorgängen des Auftraggebers
  • es existieren Regelungen zum Zugang zu Datenverarbeitungsanlagen für Firmenfremde z. B. Gäste, Lieferanten
  • betriebsfremde Personen erhalten nur Zugang, wenn diese schriftlich auf das Datengeheimnis verpflichtet und geschult werden
  • es finden regelmäßig Audits zur Überprüfung des Datenschutzes und Informationssicherheit statt

6.2 Datenschutz

  • ein Datenschutzmanagement in Form eines Workflows aus Benachrichtigungs-, Datei- und Ticketsystem zu implementieren
  • es gibt Leit- und Richtlinien zu Datenschutz und Datensicherheit
  • die Richtlinien werden regelmäßig im Hinblick auf ihre Wirksamkeit evaluiert und angepasst
  • es ist ein Datenschutz- und Informationssicherheits-Team (DST) eingerichtet, das Maßnahmen im Bereich von Datenschutz und Datensicherheit plant, umsetzt, evaluiert und Anpassungen vornimmt
  • es ist ein Datenschutzbeauftragter benannt
  • es ist sichergestellt, dass Datenschutzvorfälle von allen Mitarbeitern erkannt und unverzüglich dem Datenschutzteam gemeldet werden
  • soweit Daten betroffen sind, die im Auftrag von Kunden verarbeitet werden, wird Sorge dafür getragen, dass diese unverzüglich über Art und Umfang des Vorfalls informiert werden
  • bei der Verarbeitung von Daten für eigene Zwecke wird im Falle des Vorliegens der Voraussetzungen des  33DSGVO eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Kenntnis von dem Vorfall erfolgen
  1. Auftragskontrolle

Die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten, werden nur gemäß den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet:

  • Dokumentation der einzelnen im Rahmen der Auftragsausführung erforderlichen Arbeitsschritte
  • die Verarbeitung der Daten erfolgt ausschließlich in der Bundesrepublik Deutschland
  • es gibt eine dokumentierte Schnittstellenspezifikation
  • es ist definiert, welche Art von personenbezogene Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden (siehe Verarbeitungsverzeichnisse, Auftragsverarbeitungsvertrag)